Il più rivoluzionario evento sui sistemi di gestione dal lancio del ISO 9001
Qualsiasi organizzazione che deve implementare più di un sistema di gestione aspira a poter finalmente gestire un vero e proprio sistema integrato; purtroppo storicamente questo si è rivelato un obiettivo sfuggente.Anche se i requisiti delle norme sui sistemi di gestione in molti casi sono simili, al fine di mantenere la conformità, le aziende introducono deliberatamente duplicazioni, con conseguenti inefficienze operative, sulla base a volte solo di alcune sottili differenze. Poiché il numero di norme sui sistemi di gestione continua ad aumentare, cresce contemporaneamente il rischio di conflitti tra i vari sistemi di gestione.
Con l’emissione dell’annex SL, l’ISO ha definito i capisaldi di un sistema di gestione 'generico', che con l’aggiunta di particolari requisiti specifici distinguerà i vari sistemi di gestione rendendoli comunque pienamente funzionali evitando la necessità di duplicazioni più o meno significative.
Le 10 clausole definite nell’annex SL (o anche HLS “Struttura di alto livello”) sono:
- Campo di applicazione
- Riferimenti normativi
- Termini e definizioni
- Contesto dell'organizzazione
- Leadership
- Pianificazione
- Supporto
- Attività Operativa
- Valutazione delle prestazioni.
- Miglioramento.
Sulla base di questo indice si vede che tutte le norme relative ai sistemi di gestione hanno/avranno una struttura che comprende l’introduzione, il campo di applicazione, i riferimenti normativi specifici per ogni disciplina, oltre ad una propria bibliografia. Inoltre, in ogni norma per i sistemi gestione, la clausola 5 sarà sempre 'leadership' (responsabilità della direzione), mentre i rimanenti requisiti, avranno la numerazione della clausola diversa rispetto alle precedenti versioni. Con il tempo, acquisendo familiarità con la nuova struttura la navigazione tra le clausole sarà molto semplice, indifferentemente per il tipo di norma a cui ci si riferisce.
D’altro canto, coloro che scrivono/scriveranno le norme, sulla base della struttura definita nel HLS potranno aggiungere i requisiti specifici al testo base, ma il testo base stesso non potrà nè essere modificato nè cancellato ovvero l’annex SL dovrà comparire “tal quale”.
Nella versione attuale la HLS contiene 84 requisiti, questo significa che ogni altra norma sui sistemi di gestione avrà un numero di requisiti superiori agli 84 della protonorma HLS.
I requisiti della clausola 4
I titoli di questa sezione sono:
4.0 CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE;
4.1 Comprendere l’organizzazione e il suo contesto;
4.2 Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate;
4.3 Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione per XXX;
4.4 Sistema di gestione per XXX
A prima vista, la clausola 4 è una novità radicale e scoraggiante, ma ad un ulteriore esame si comprende che nella pratica essa ha un suo senso. In realtà le aziende hanno già definito la propria situazione prima ancora di considerare di attuare un qualsiasi sistema di gestione ISO. Questo punto è il vessillo del sistema di gestione - perché l'azienda si identifica e si riconosce intorno a questo punto. L'azienda ha bisogno di determinare gli aspetti rilevanti, sia interni che esterni, che hanno un impatto su ciò che si sta cercando di raggiungere - vale a dire i suoi obiettivi previsti. Oltre a ciò l’azienda deve individuare chi sono le parti interessate (termine da preferire a stakeholder) e quali sono i loro relativi requisiti (i requisiti che hanno un impatto sul sistema di gestione dell'azienda)? Successivamente l’azienda deve determinare e documentare il campo di applicazione del proprio sistema di gestione – stabilire dove sono i confini, definire ciò che è dentro e ciò che è fuori. Il campo di applicazione, ovvero l’ambito intorno a cui l'organizzazione deve costruire, gestire e migliorare il proprio sistema di gestione, deve essere adeguato all’organizzazione ed ai suoi obiettivi. I problemi e le esigenze identificate qui saranno le considerazioni da riportate anche nella clausola 6 - Pianificazione. In fase di audit i valutatori dovrebbero utilizzare una lista chiara e concisa di evidenze oggettive da individuare e confermare, e che comprenderà:
1. gli obiettivi dell'azienda ed i traguardi previsti;
2. gli aspetti interni ed esterni caratterizzanti l’azienda;
3. le parti interessate e le loro esigenze rilevanti, e
4. il campo di applicazione del sistema di gestione.
Nel loro complesso questi fondamenti forniranno l’elemento chiave per l'organizzazione e per la sua interazione con il resto del mondo.
I requisiti della clausola 5
I titoli di questa sezione sono:
5.0 LEADERSHIP;
5.1 Leadership e impegno;
5.2 Politica;
5.3 Ruoli, responsabilità, e autorità nell’organizzazione.
A prima vista, la clausola 5 sembra proporre una reiterazione dei requisiti già noti nelle norme precedenti sui sistemi di gestione di maggior successo - ovverosia il requisito per la direzione di definire la propria politica, di esplicitare i ruoli nell’organizzazione, definire le responsabilità e le relative autorità. Tuttavia, vi è ora una chiara enfasi sulla leadership e non solo sulla gestione, è bene sottolineare che questi due concetti non sono la stessa cosa, ma due cose molto diverse. Ad un approfondito esame, risulterà chiaro che questa clausola ha implicazioni potenziali di più ampia portata rispetto a quelli indotti dalle altre clausole dell’annex SL. L’alta direzione, ovvero la(e) figura(e) al più alto livello nell'organizzazione, ora deve dimostrare maggiore coinvolgimento nel funzionamento del sistema di gestione aziendale. Deve assicurarsi che i requisiti del sistema di gestione siano integrati nei processi aziendali e che il sistema di gestione non è solo una sovrastruttura. Essa deve anche dimostrare il suo impegno per fare in modo che il sistema di gestione raggiunga i risultati previsti e predisporre la disponibilità di risorse adeguate in numero e competenza, nonché ha l’impegno di informare tutti sulla importanza del sistema di gestione e del perché tutti dovrebbero partecipare alla sua effettiva attuazione. Il coinvolgimento dell’alta direzione nel sistema di gestione deve essere ora esplicito e praticamente l’assolvimento di questi requisiti non potrà essere delegato. Come tale, l’alta direzione si deve aspettare di essere valutata, negli audit interni, con regolarità per attestare che sta adempiendo ai requisiti posti dalla(e) norma(e) adottata(e). Riassumendo, il requisito inerente la politica per XXX è stato rafforzato, e deve includere l’impegno della direzione a soddisfare i requisiti applicabili e a migliorare costantemente il sistema di gestione, inoltre deve essere comunicata internamente e deve essere messo a disposizione di tutte le parti interessate coinvolte.
I requisiti della clausola 6
I titoli di questa sezione sono:
6.0 PIANIFICAZIONE;
6.1 Azioni per affrontare rischi e opportunità;
6.2 Obiettivi per XXX e pianificazione per il loro raggiungimento.
Dopo molte discussioni, il comitato ISO/TC186 ha preso la decisione di rendere esplicito l’approccio basato sul rischio e di porlo qui nella clausola 6. Dopo che l’azienda ha messo in evidenza, nella clausola 4, i problemi e le esigenze derivanti dal contesto in cui opera e dalle parti interessate, in questa clausola gli è richiesto di affrontare i rischi e le opportunità per mezzo di una specifica ‘pianificazione'. In che modo l'organizzazione può prevenire o ridurre gli effetti indesiderati? Come intende assicurare che può raggiungere i suoi obiettivi e il miglioramento continuo? Con la pianificazione l’organizzazione deve definire cosa fare, chi lo dovrà fare, come e quando farlo. Questo approccio proattivo è più facile da capire rispetto all’azione preventiva e dovrebbe ridurre la necessità di successive correzioni e azioni correttive. I requisiti intorno agli obiettivi per XXX sono stati resi più dettagliati. Essi devono essere coerenti con la politica per XXX, se possibile misurabili, monitorati, comunicati e aggiornati a seconda dei casi. Devono essere stabiliti a livello delle funzioni rilevanti. La clausola 6 pone una maggiore enfasi sulla pianificazione dell'organizzazione per XXX, che è parte integrante del “business”. I valutatori dovranno avere dimestichezza con il concetto di rischio, incluso con "le conseguenze di un evento e la probabilità di accadimento" dovrebbe avere anche familiarità con le modalità per evitarli, eliminarli ridurli o mitigarli. inoltre dovranno concentrarsi sul lato positivo del concetto di rischio, ovvero con le opportunità per il business, e come ottimizzarli. I rischi e le opportunità identificate dovranno essere coerenti con le politiche e gli obiettivi.
I requisiti della clausola 7
I titoli di questa sezione sono:
7.0 SUPPORTO;
7.1 Risorse;
7.2 Competenza;
7.3 Consapevolezza;
7.4 Comunicazione;
7.5 Informazioni documentate;
7.5.1 Generalità;
7.5.2 Creazione e aggiornamento;
7.5.3 Controllo delle informazioni documentate.
Avendo affrontato il contesto in cui opera l’azienda, la leadership e la pianificazione, l’azienda a questo punto deve valutare e definire il supporto necessario per raggiungere gli obiettivi organizzativi. L'organizzazione ha bisogno di disporre di risorse competenti per fornire, in modo nuovo, i suoi prodotti e servizi. Il requisito che si riferisce alla consapevolezza è stato rafforzato e ora tutti devono conoscere che cosa implicano le non conformità ai requisiti del sistema di gestione. L'azienda dovrà prendere in considerazione quali necessità esistono relativamente alla comunicazione e dovrà valutare le regole per gestire sia le comunicazioni interne che quelle esterne definendo per esempio quando e con chi si comunica. L’ultimo requisito della clausola “Supporto” riguarda le informazioni documentate che hanno fatto e fanno molto discutere gli addetti ai lavori. Nelle norme non si utilizzeranno più i vocaboli documenti, procedure e registrazioni ma i termini “informazioni documentate”. Tuttavia, i requisiti per la gestione delle informazioni documentate non sono nuovi, eccezionali o eccessive. L’idea che tutti hanno bisogno di istruzioni di lavoro, non importa quanto sia esperto o di alto livello è stata abbandonata (a tal proposito si veda la nota nella clausola 7.5.1)
I requisiti della clausola 8
I titoli di questa sezione sono:
8.0 ATTIVITÀ OPERATIVE;
8.1Pianificazione e controlli operativi.
Qualunque sia il tipo di attività, sia nel caso in cui la totalità di processi sono svolti internamente, sia nel caso in cui uno o più processi sono affidati in outsourcing, la maggior parte dei requisiti del sistema di gestione si trova all’interno di questa clausola. Questa è la più breve clausola dello HLS perché è qui che si concentra la maggior parte dei requisiti specifici dei requisiti per la XXX. In fase di audit il valutatore deve comprendere bene la gestione dei processi prima di entrare nella valutazione dei requisiti specifici della disciplina.
I requisiti della clausola 9
I titoli di questa sezione sono:
9.0 VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI;
9.1 Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione;
9.2 Audit interno;
9.3 Riesame di direzione.
Dopo aver analizzato e definito ‘il business' nella clausola 8, con questa clausola si pongono requisiti per il controllo delle prestazioni e qui, i requisiti messi si intuiscono molto facilmente. L'azienda deve determinare cosa, come e quando le cose devono essere monitorate, misurate, analizzate e valutate. Aggiungendo l’audit interno e l’audit di gestione il mix previsto e necessario è completato. Gli audit interni effettuati dall'organizzazione, o da un soggetto esterno che agisce per conto dell'organizzazione, devono fornire le informazioni riguardo alla conformità del sistema di gestione ai requisiti aziendali allo standard di riferimento, e dovrà indicare se il sistema di gestione è effettivamente applicato e mantenuto attivo. Il requisito del Riesame della direzione richiede che l’azienda si ponga la domanda e si dia una risposta al seguente interrogativo:
"il sistema di gestione è idoneo, adeguato ed efficace?”
Ancora una volta, il valutatore dovrà accertare la coerenza tra i risultati e quanto pianificato con quanto emerge dalle attività di verifica. Anche con le norme nella nuova emissione, c'è una lunga lista di elementi oggettivi da identificare e confermare - indicatori, programmi, valutazioni, non conformità, azioni correttive, i risultati del monitoraggio e delle misurazioni e risultati degli audit e degli output dei precedenti riesami.
I requisiti della clausola 10
I titoli di questa sezione sono:
10.0 Miglioramento;
10.1 Non conformità e azioni correttive;
10.2 miglioramento continuo.
Poiché qualche volta accadono eventi indesiderati, la protonorma HLS definisce requisiti per la gestione di non conformità e azioni correttive, e poiché a migliorare le situazioni sono posti requisiti per il miglioramento continuo. I requisiti qui sono familiari e ben capiti, ma si nota che non c’è più alcun accenno alle azioni preventive. Si è quindi dato seguito a quello che alcuni hanno sostenuto per molti anni, in altre parole che uno degli obiettivi di un sistema di gestione è l'azione preventiva. I requisiti del punto 4.1 "... deve determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacità di conseguire il(i) risultato(i) atteso(i) per il proprio sistema di gestione per XXX", e nella clausola 6.1 "… determinare i rischi e le opportunità che è necessario affrontare per: fornire assicurazione che il sistema di gestione per XXX possa conseguire il(i) risultato(i) atteso(i), accrescere gli effetti desiderati, prevenire, o ridurre, gli effetti indesiderati, conseguire il miglioramento, non solo configurano l’adozione di azioni preventive, ma va oltre. E alla fine, i valutatori dovranno chiudere il cerchio rivedendo quanto definito e stabilito nella clausola 4.4, e al punto 9.3, e valutare come è stato ora migliorato continuamente il Sistema di Gestione.
Libera traduzione dell’articolo <<Annex SL The great opportunity>>- The most important management system event since the launch of ISO 9001 - Published in April 2015 by the International Register of Certificated Auditors
